Datenschutzerklärung

Draft for legal review. This is a working draft prepared for finalisation and sign-off by A. Panayiotou LLC (admitted Cyprus law firm). It is provided for review and is not yet the binding version.

This Privacy Policy explains how TAXZONE LTD ("we", "taxzone.cy") processes personal data when you use our website and application, in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and Cyprus data protection law.

1. Controller

TAXZONE LTD (HE 491897), Earos 14, KAMARES 2, Flat/Office 302, 6041 Larnaca, Cyprus. Email: privacy@taxzone.cy.

2. Categories of personal data

Account and contact data — name, email, login and preference data.
Identity and AML data — identification documents, proof of address and beneficial-ownership details collected for KYC/anti-money-laundering checks.
Company and accounting data — company details, documents, invoices, receipts and transactions you upload or generate.
Financial data — billing and payment information for your subscription.
Usage and technical data — device, log and interaction data needed to run and secure the Service.
Communications — messages and enquiries you send us or partners through the Service.

3. Purposes and legal bases

Providing the Service — operating your account and delivering the platform (Art. 6(1)(b) GDPR, performance of a contract).
Legal obligations — company-law filings, accounting and AML/KYC record-keeping (Art. 6(1)(c) GDPR).
Legitimate interests — security, fraud prevention, service improvement and administration (Art. 6(1)(f) GDPR).
Consent — optional cookies and any marketing, where applicable (Art. 6(1)(a) GDPR); you may withdraw consent at any time.

4. Processors and sub-processors

We use carefully selected providers who process data on our behalf under data-processing agreements (Art. 28 GDPR), in categories such as: cloud hosting and storage; payment processing; identity verification and AML screening; email and communications; and, only with your consent, analytics. A current list of sub-processors is available on request.

5. Recipients

Depending on the services you use, data may be shared with: the admitted Cyprus law firm handling reserved legal acts; the licensed accounting team; competent authorities (for example the Registrar of Companies and the Tax Department) where legally required; and, where you request them, insurance and property partners.

6. International transfers

We process data primarily within the EU/EEA. Where a provider processes data outside the EEA, we rely on an adequacy decision or appropriate safeguards such as the European Commission's Standard Contractual Clauses.

7. Retention

We keep personal data for as long as needed to provide the Service and to meet legal obligations. In particular, AML/KYC records are generally retained for at least five years after the end of the business relationship, and accounting records for the period required by Cyprus law (generally six years). We then delete or anonymise the data.

8. Your rights

You have the right to access, rectification, erasure, restriction, data portability and objection, and to withdraw consent where processing is based on it. To exercise these rights, contact privacy@taxzone.cy. Some data may be retained where a legal obligation requires it.

9. Cookies

We use essential cookies to run the site and remember your language, and optional cookies only with your consent, as described in our Cookie Policy.

10. Data security

We apply appropriate technical and organisational measures, including encryption in transit and access controls, to protect personal data.

11. Data protection officer

The need for a formal Data Protection Officer is assessed in line with the GDPR. For any data-protection matter, contact privacy@taxzone.cy.

12. Complaints

You may lodge a complaint with the supervisory authority, the Office of the Commissioner for Personal Data Protection in Cyprus (dataprotection.gov.cy).

13. Changes

We may update this Privacy Policy where necessary. The current version is always available here.

Entwurf zur rechtlichen Freigabe. Dies ist ein Arbeitsentwurf zur finalen Prüfung und Freigabe durch A. Panayiotou LLC (zugelassene zypriotische Kanzlei). Er dient der Durchsicht und ist noch nicht die verbindliche Fassung.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie TAXZONE LTD („wir", „taxzone.cy") personenbezogene Daten verarbeitet, wenn du unsere Website und Anwendung nutzt — im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem zypriotischen Datenschutzrecht.

1. Verantwortlicher

TAXZONE LTD (HE 491897), Earos 14, KAMARES 2, Flat/Office 302, 6041 Larnaka, Zypern. E-Mail: privacy@taxzone.cy.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Konto- und Kontaktdaten — Name, E-Mail, Login- und Präferenzdaten.
Identitäts- und AML-Daten — Ausweisdokumente, Adressnachweis und Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten für KYC-/Geldwäsche-Prüfungen.
Gesellschafts- und Buchhaltungsdaten — Unternehmensangaben, Dokumente, Rechnungen, Belege und Transaktionen, die du hochlädst oder erzeugst.
Finanzdaten — Abrechnungs- und Zahlungsinformationen für dein Abonnement.
Nutzungs- und technische Daten — Geräte-, Log- und Interaktionsdaten für Betrieb und Sicherheit des Dienstes.
Kommunikation — Nachrichten und Anfragen, die du uns oder Partnern über den Dienst sendest.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung des Dienstes — Betrieb deines Kontos und der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung).
Rechtliche Pflichten — gesellschaftsrechtliche Meldungen, Buchhaltung und AML-/KYC-Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Berechtigte Interessen — Sicherheit, Betrugsprävention, Verbesserung und Verwaltung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Einwilligung — optionale Cookies und etwaiges Marketing (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Einwilligung jederzeit widerrufbar.

4. Auftragsverarbeiter und Sub-Prozessoren

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO) verarbeiten, u. a. in Kategorien wie: Cloud-Hosting und Speicherung; Zahlungsabwicklung; Identitätsprüfung und AML-Screening; E-Mail und Kommunikation; sowie — nur mit deiner Einwilligung — Analyse. Eine aktuelle Liste der Sub-Prozessoren ist auf Anfrage erhältlich.

5. Empfänger

Je nach genutzten Leistungen können Daten weitergegeben werden an: die zugelassene zypriotische Kanzlei für vorbehaltene Rechtsakte; das lizenzierte Buchhaltungsteam; zuständige Behörden (z. B. Registrar of Companies und Steuerbehörde), soweit gesetzlich erforderlich; sowie, auf deine Anfrage, Versicherungs- und Immobilienpartner.

6. Drittlandübermittlung

Wir verarbeiten Daten vorrangig innerhalb der EU/des EWR. Verarbeitet ein Anbieter Daten außerhalb des EWR, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten, solange sie zur Erbringung des Dienstes und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Insbesondere werden AML-/KYC-Unterlagen regelmäßig mindestens fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung aufbewahrt und Buchhaltungsunterlagen für den nach zypriotischem Recht erforderlichen Zeitraum (regelmäßig sechs Jahre). Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Widerruf einer erteilten Einwilligung. Zur Ausübung wende dich an privacy@taxzone.cy. Bestimmte Daten können aufbewahrt werden, soweit eine gesetzliche Pflicht dies verlangt.

9. Cookies

Wir verwenden essenzielle Cookies für den Betrieb und deine Sprachwahl sowie optionale Cookies nur mit deiner Einwilligung, wie in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben.

10. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich Verschlüsselung bei der Übertragung und Zugriffskontrollen, um personenbezogene Daten zu schützen.

11. Datenschutzbeauftragter

Die Erforderlichkeit eines förmlichen Datenschutzbeauftragten wird nach Maßgabe der DSGVO geprüft. Für Datenschutzanliegen wende dich an privacy@taxzone.cy.

12. Beschwerde

Du kannst dich bei der Aufsichtsbehörde beschweren, dem Büro des Commissioners für den Schutz personenbezogener Daten auf Zypern (dataprotection.gov.cy).

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung bei Bedarf aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung ist hier verfügbar.

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